Kommunikationsstrategi i forældrebestyrelsen i Mælkebøtten

Kommunikationsstrategi for forældrebestyrelsen i Mælkebøtten

Generelt om information og kommunikation mellem forældre og Mælkebøtten
- Kommunikation på mail bruges kun til information af praktisk karakter. Det vil sige, at der ikke kommunikeres på mail, når det drejer sig om længere korrespondancer, herunder diskussioner, brainstorm eller lignende. Er der behov for drøftelse af et emne, så skal det som udgangspunkt ikke tages på skrift. Det drøftes til et møde, eller via telefonopkald. Dette giver en bedre dialog, og misforståelser kan undgås.
- Det er vigtigt, at forberede hinanden bedst muligt på emner, der skal drøftes på møderne.
- Bilag skal vedlægges, når dagsordenen sendes ud.
- Hvis man vil mødes til en snak, så fortæller man, hvad mødet skal omhandle, inden man mødes.
- Det er vigtigt, at give information videre til forældregruppen, når personalet har taget beslutninger. Det vil sige, at information meldes ud fra ledelsen/personalet, når det er muligt. Det skaber tryghed og vished hos forældrene.
Hvilke informationer kan vente til bestyrelsesmøderne?
- Langt de fleste emner kan vente med at blive drøftet, til mødet afholdes. Ved akutte situationer, drøfter leder og formand, hvordan der handles derpå.
Information fra ledelsen - hvad sendes kun til formanden og hvad sendes til hele bestyrelsen?
- Hele bestyrelsen orienteres løbende med mails vedr. generel information mellem møderne. Dette betyder, at der vil kunne være gentagelser til selve mødet.

Kommunikation er vigtig, og derfor skal vi alle gøre vores bedste for at fastholde den gode tone og kommunikation.

Når forældre henvender sig til de forældrevalgte, så er der forskellige måder at handle på:
- Få gerne afklaret, om henvendelsen er rettet til dig, fordi du sidder i forældrebestyrelsen, eller til dig, som privat person.
- Tilbyd eventuelt de pågældende forældre at gå med ind til ledelsen til en snak, hvis det er en enkeltsag, som ikke drøftes til bestyrelsesmøderne.
- Hvis det er et generelt emne/problem, så tilbyd gerne at tage det med på næstkommende bestyrelsesmøde.
Når forældre henvender sig til personale/ledelsen:
- Der skal handles og følges op på henvendelsen, og forældrene skal have en tilbagemelding.
- Tilbyd gerne et kort møde med forældrene i stedet for en garderobe-snak. Dette sikrer, at der ikke er udeståender/misforståelser.

Aula og folder om Mælkebøtten.
- Kommunikation om f.eks. ture må ikke kun komme som sedler, der hænger i Mælkebøtten. Det skal også ud som en besked på Aula.
- Folder om Mælkebøtten skal bl.a. indeholde information om hverdagen, stuerne, overgange og måltider.
- Folderen udleveres til alle nye forældre i Mælkebøtten, samt lægges på hjemmesiden og på Aula.
Information til ophæng i Mælkebøtten.
- Mælkebøtten hænger kun reklame op som kommer fra Vejle Kommune, ellers fra Højen skole.
- Der reklameres ikke på Aula.
- Forældre må ikke reklamere på Aula eller i Mælkebøtten.

Godkendt i forældrebestrelsen maj 2024/MED maj 2024