Referater m.m. fra bestyrelsen

Deltagere: Anja, Helle, Jannie, Britt, Helle, Betina, Jannie, Katrine

Fraværende: Rikke

Ref.: Katrine

Mødet startede med en velkomst til den nye bestyrelse.

1. Nyt fra kontoret ved Jannie:

•  Evaluering af Aula i forhold til registrering af søvn i vuggestuen. Der er enighed om, at det fungerer godt, så det fortsættes der med.
• Der forberedes 3 parts samtaler, der skal afholdes med forældrene til de børn, der skal starte i skole til sommer.
• Den 15. september 2023 er der pædagogisk weekend for personalet. Forældre vil blive spurgt, om det er muligt at hente inden kl. 12. Der vil være mulighed for pasning fra kl. 12 - 16.30, men det vil være med hjælp fra forældregruppen.
• Jannie i køkkenet har orlov fra uge 21. Der kommer en vikar for hende.
• Legeplads: Det opleves som et problem, at børnene selv åbner lågerne i løbet af dagen og forlader legepladsen. Det er derfor vigtigt, at forældrene bakker op om, at det kun er voksne, der åbner lågerne - også selvom børnene går med mor og far.
• Der har været en gennemgang af sikkerhed: - Nogle ting er rådnet, bl.a. overlægger til gyngestativ. Der arbejdes på løsninger. - Gyngestativ, legehuse mv. skal ordnes (renses, slibes ned, males mv.) i forbindelse med arbejdsdag.
• Antal børn på stuerne:
  Valmuerne: 12 børn
  Solsikkerne: 11 børn
  Anemonestuen: 13 børn
  Tusindfryd: 35 børn
  Troldhekse: 15 børn

2. Nyt fra stuerne ved Anja:
Tusindfryd:

• Der arbejdes med cirkus, der er fokus på legerelationer og hvordan man opfører sig overfor hinanden. Der arbejdes endvidere med sansetema, fokusord og sangark.

Troldhekse:

• Der arbejdes med sansetema, hvilket børnene er meget optaget af. Der er fokus på skolestart, men også plads til grin og hygge i den sidste børnehavetid.

Anemonestuen:

• Om onsdagen øver de ældste børn sig på tal og farver. Der er en struktureret hverdag med små grupper - også ved måltider. De er også godt i gang med sansetema.

Solsikkestuen:

• Der er gang i indkøring af nye børn. I forbindelse med sansetema er der lavet sansekasser, tunge ting, lette ting og billeder.

Valmuestuen:

• Den 31. maj 2023 stopper Ida, og der kommer en ny studerende. De er godt i gang med sanserne, og der er fokus på næse, mund, øre, øjne. De dufter til ting, smager mv. Derudover øver børnene sig på at sidde på numsen og vente på tur. Børnene deles meget op i små børnefællesskaber.

Der er den 9. maj 2023 afholdt forældrekaffe i vuggestuen, da fernisering blev aflyst. Det gik godt. Det var stor tilslutning, det var hyggeligt og uformelt.

3. Evaluering af valget:
Valget gik godt, og der var stor stemmedeltagelse. Det blev aftalt, at valget afholdes på samme måde til næste år. - Proceduren ved stemmelighed blev drøftet. Ved stemmelighed skal der afholdes omvalg, jf. styrelsesvedtægten for de kommunale daginstitutioner i Vejle Kommune. Nærmere bestemt blev det besluttet at, der i tilfælde af stemmelighed skrives ud til alle forældrene om aftenen via Aula. Her informeres alle forældre om, at der dagen efter stemmes ved at afgive sin stemme på Jannies kontor. Konstituering med valg af formand og næstformand sker, når valget er afgjort.
Invitationen til valgdagen kan med fordel uddybes til næste år. Dette gælder bl.a. i forhold til, hvad der skal ske på dagen, hvorfor det afholdes på den måde mv.
De spørgsmål, der skal svares på i forbindelse med valgplakaten, hvis man stiller op, blev drøftet. Det blev nævnt at pkt. 2 og 3 hænger sammen. Næste år kan man se på, om punkterne skal ændres eller om der skal opfordres til at skrive fritekst, Der kan evt. laves et par forslag til, hvad teksten kan omhandle.

4. Fælles gennemgang af kapitel 6 fra forældrebestyrelsesbogen:
Der var en drøftelse af kapitlet. Det er fint til at skabe et overblik, når man er ny i bestyrelsen.

5. Fælles gennemgang af samarbejdsaftalen:
Der var en kort gennemgang.

6. Fælles gennemgang af forretningsordenen:
Forretningsordenen blev gennemgået. Det blev besluttet, at Jannie retter den til efter aftale på mødet og jf. ovenstående omkring procedure ved stemmelighed. Herefter sendes den rundt til endelig godkendelse på mail.

7. Kommunikationsstrategi:
Der var ingen bemærkninger til det allerede fremsendte. Input fra nye bestyrelsesmedlemmer:

• Det er vigtigt, at information videreformidles til forældregruppen, når den kan gives/så snart der er taget beslutning. Det giver tryghed og vished hos forældrene, at informationen bliver meldt ud hurtigst muligt efter beslutning. Det opleves, at der kan gives svar på mange spørgsmål, hvis man henvender sig til personalet (tilføjet af Jannie) og ledelsen, men at informationen først meldes ud til forældregruppen et stykke tid efter, f.eks. ved skift/overgange i institutionen.
• Det opleves, at kommunikation om f.eks. ture kun hænger på sedler i garderoberne. Sådan information skal altid formidles via Aula og må ikke kun komme som sedler, der hænger.
• Det blev drøftet, at det kunne være en fordel at have en folder om institutionen med praktisk information om bl.a. hvordan stuerne hænger sammen, hvorfor børnene skal opleve så mange skift, hvorfor børnene deles op, som de gør mv. Der skal tænkes ind i, at forældre kan have brug for forskellig information alt afhængig af barnets alder, om man er tilflytter mv. En ide kunne være at henvise til hjemmesiden, hvor dette kunne beskrives og som altid kan holdes opdateret.
• Information i forbindelse med tur til Højen Hule blev nævnt. Her kunne det med fordel skrives, at det er en spejderhytte børnene skal være i, og den præcise adresse.
• Det blev besluttet, at Katrine skriver ovenstående input (fra nye bestyrelsesmedlemmer) ind i kommunikationsstrategien. Den medsendes næste dagsorden og godkendes endelig på næste møde.
• Det blev besluttet, at strategien skal gennemgås hvert år, på det første møde, når der er valgt nye bestyrelsesmedlemmer ind. På den måde holder vi hinanden op på aftalen. Strategien kan løbende justeres efter behov.
  
  8. Åbent punkt:
• Formandsberetningen er under udarbejdelse og sendes til Jannie.
• HUSK - arbejdsdag afholdes den 6. oktober 2023.
• Det blev drøftet i hvilket omfang, der er/skal være billeder på Aula af børnenes hverdag. Der var ønske om, at der ved højtider tages billeder på alle stuer - ligesom ved fødselsdage. Det behøver ikke at være et billede af hvert barn, men stemningsbilleder man kan snakke ud fra derhjemme. Det blev nævnt, at det i nogle tilfælde er nødvendigt at prioritere nærvær fremfor at tage billeder. Det opleves, at nogle stuer er gode til at lægge billeder ud og at det ofte virker personbåret i hvilket omfang det sker.

I denne årsberetning vil jeg, fra forældrebestyrelsens side, forsøge at give jer et indblik i, hvad vi i bestyrelsen har arbejdet med siden april 2022.

Kommunikation og det gode samarbejde på tværs af institution og hjem.
I bestyrelsen har ovenstående emne gennem en længere periode, været oppe og vende. Kommunikation, i både skrift og tale, kan være svært og det er alle bevidste om. Vi arbejder med kommunikation på forskellige niveauer, og forsøger at etablere en rød tråd i, hvordan der kommunikeres i forskellige situationer. Det kan blandt andet være kommunikation ved udmeldinger i forhold til begivenheder, på Aula, besvarelse af mails og ved møder.

Vi har blandt andet en strategi om at udsende beskeder og informationer gennem AULA. Der forsøges at mindske "seddel-med-hjem" og for meget "informations støj" på væggene. Information- og dokumentations niveau er forskelligt forældregruppen i mellem, der justeres løbende efter behov. Vi hører meget gerne inputs hertil.

Bestyrelsen er, i forbindelse med arbejdet omkring kommunikation, ved at udarbejdet en kommunikationsstrategi, som både de forældrevalgte og ledelsen har forpligtet sig til. Det er et arbejdsdokument som vi løbende justerer. Kommunikation er vigtig og vi vil alle gøre vores bedste for at fastholde den gode kommunikation.

Fokusområde - synlighed.
Forældrebestyrelsen har valgt at arbejde med et fokusområde der hedder "synlighed". Formålet er at gøre bestyrelsen og bestyrelsesarbejdet mere synligt for alle forældre. I kan finde plakater med de forældrevalgs kontaktinformationer i alle garderoberne, således det er nemt at henvende sig til os. Vi har flere ting under opsejling, dette vil i høre mere omkring og vi håber I vil bakke op omkring emnet.

Inspirationsdag.
Vejle Kommune havde inviteret til inspirationsdag, hvor vi deltog. To spændende oplæg som handlede om:

• KIDS(et anerkendt, forskningsbaseret og danskudviklet redskab til evaluering og udvikling af den pædagogiske kvalitet i dagtilbud. KIDS bygger på udviklingspsykologisk viden og tager afsæt i dansk dagtilbudslovgivning samt den styrkede læreplan.)
• Oplæg om sanser og samspil (Børns behov for nære samspil, deres sansebearbejdning og deres evne til at indgå i fællesskaber.)

Høringssvar.
Bestyrelsen har afgivet høringssvar på baggrund af emnet: Budgetændringer på dagtilbudsområdet.

Vi har udtrykt utilfredshed og undring omkring reduktion i tildelingen på dagtilbudsområdet. Det er besluttet at tilføre penge til området i form af minimumsnormeringer, men samtidig har Vejle Kommune besluttet at lave budgetbesparelser på samme niveau, så der reelt ikke tilføres penge til området, desværre.

Arbejdsdag og forældregruppen.
Der skal lyde en kæmpestor tak for den indsats forældregruppen ydet i forbindelse med arbejdsdagen. Det er meget værdsat, at folk møder op og hjælper til i det omfang man kan.

Hvis man som forældre har mulighed for at bidrage med "ekstra oplevelser", må I meget gerne melde ind til enten bestyrelsen eller personalet. Det er meget værdsat blandt børnegruppen når politiet, traktorer, døde dyr og diverse dukker op :)

Tak for samarbejde til den foregående bestyrelse, jeg ser frem til samarbejdet med de nyvalgte.

De bedste hilsner Jannie Engstrøm Ditlevsen, formand for forældrebestyrelsen april 2022 — april 2023